Aviso de Privacidad
Última actualización: 15 de septiembre de 2026
Virtual Voices (“Virtual Voices”, “nosotros”), con domicilio en México y sitio
www.virtualvoices.com.mx, es responsable del tratamiento de tus datos
personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)
y su normativa. Este aviso explica qué datos tratamos, para qué y cómo ejercer tus derechos.
01Qué datos personales recabamos
Visitantes y prospectos
Cuando solicitas una demo, cotización o propuesta a través de nuestros formularios o canales de contacto:
nombre, empresa y giro, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, sitio web y redes sociales de tu negocio, y la
información adicional que decidas compartirnos.
Clientes
Datos de cuenta y facturación: nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal, correo y datos de contacto de los
usuarios autorizados. Los pagos se procesan a través de proveedores certificados (como Stripe);
no almacenamos números de tarjeta en nuestros sistemas.
Usuarios finales de nuestros clientes
Si escribes o llamas a un número o canal operado con nuestra plataforma (WhatsApp, Messenger, Instagram,
correo o teléfono) de alguna empresa cliente, tratamos por cuenta de esa empresa: tu número o dirección de
contacto, nombre de perfil y el contenido de la conversación. En estos casos la empresa cliente es la responsable
del tratamiento y Virtual Voices actúa como encargado.
Datos técnicos
Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y preferencias guardadas mediante cookies o almacenamiento
local (ver sección 07).
02Para qué usamos tus datos
Finalidades primarias (necesarias para el servicio): prestar y operar la plataforma; atender
conversaciones de forma automatizada con inteligencia artificial y por agentes humanos; preparar cotizaciones y
propuestas comerciales; dar soporte técnico; facturar y cobrar; y mantener la seguridad de la plataforma.
Finalidades secundarias: mejorar nuestros productos y enviarte comunicaciones comerciales
sobre servicios de Virtual Voices. Puedes oponerte a estas finalidades en cualquier momento escribiendo a
contacto@virtualvoices.com.mx; tu negativa no afecta el servicio.
03Inteligencia artificial
Nuestros agentes conversacionales utilizan modelos de lenguaje de proveedores especializados (por ejemplo,
OpenAI y Anthropic) únicamente para generar las respuestas de la conversación. Conforme a los términos
empresariales de dichos proveedores, los datos enviados por API no se utilizan para entrenar sus
modelos. En los canales atendidos por IA siempre puedes solicitar ser atendido por una persona.
04Con quién compartimos datos
No vendemos ni rentamos tus datos personales. Solo los compartimos con:
- Proveedores que necesitamos para operar (encargados bajo contrato): Meta (WhatsApp Business
Platform, Messenger, Instagram), Twilio, Stripe, Amazon Web Services, MongoDB Atlas, Google, Vercel, Render,
Resend, OpenAI, Anthropic y ElevenLabs, exclusivamente para prestar el servicio.
- La empresa cliente titular del canal, cuando eres usuario final: tus conversaciones son
visibles para la empresa a la que escribiste, que es la responsable de esos datos.
- Autoridades competentes, cuando una ley u orden fundada y motivada lo exija.
Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de México (principalmente en Estados Unidos). Estas
transferencias se realizan con las salvaguardas contractuales que exige la LFPDPPP.
05WhatsApp y canales de mensajería
Operamos sobre la API oficial de WhatsApp Business como socios de Meta. Al escribir a un número de WhatsApp
conectado a nuestra plataforma también aplican los términos y la política de privacidad de WhatsApp/Meta. Si no
deseas recibir más mensajes de una empresa, responde “BAJA” en la misma conversación
o solicítalo por cualquiera de nuestros medios de contacto.
06Seguridad y conservación
Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas: cifrado en tránsito, control de accesos por roles y
bases de datos segregadas por empresa. Conservamos los datos mientras exista la relación jurídica o comercial que
les dio origen y, después, únicamente por los plazos que exige la ley; los datos de usuarios finales se conservan
conforme a las instrucciones de la empresa cliente responsable.
07Cookies y tecnologías similares
Usamos cookies propias y almacenamiento local para recordar tus preferencias (como el idioma), mantener tu
sesión y obtener métricas agregadas de uso del sitio. Puedes borrarlas o bloquearlas desde la configuración de tu
navegador; el sitio seguirá funcionando.
08Tus derechos (ARCO)
Puedes ejercer tus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición, así como
revocar tu consentimiento o limitar el uso o divulgación de tus datos, escribiendo a
contacto@virtualvoices.com.mx con: (a) tu nombre y un medio para
responderte, (b) una identificación oficial o documento que acredite tu representación, y (c) la descripción clara
del derecho que deseas ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles.
Si eres usuario final de una empresa cliente, también puedes dirigir tu solicitud directamente
a esa empresa (responsable del tratamiento); como encargado, la canalizaremos y colaboraremos en su atención.
Además, tienes derecho a acudir al INAI (
home.inai.org.mx)
si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado.
09Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a empresas y a personas mayores de 18 años. Si detectamos datos de un menor
recabados sin el consentimiento de su madre, padre o tutor, los eliminaremos.
10Cambios a este aviso
Podemos actualizar este aviso para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en
esta misma página, indicando la fecha de última actualización.
11Contacto
Virtual Voices — México
Correo: contacto@virtualvoices.com.mx
WhatsApp: +52 452 131 1888
Privacy Policy
Last updated: September 15, 2026
Virtual Voices (“Virtual Voices”, “we”), based in Mexico and operating
www.virtualvoices.com.mx, is the data controller for the personal
data described here, under Mexico's Federal Law on the Protection of Personal Data Held by Private Parties
(LFPDPPP). This policy explains what data we process, why, and how to exercise your rights.
01Data we collect
Visitors and prospects
When you request a demo, quote or proposal through our forms or contact channels: name, company and industry,
email, phone or WhatsApp number, your business website and social media, and any additional information you choose
to share.
Customers
Account and billing data: legal name, tax ID, billing address, email and contact details of authorized users.
Payments are processed by certified providers (such as Stripe); we do not store card numbers on
our systems.
End users of our customers
If you message or call a number or channel operated on our platform (WhatsApp, Messenger, Instagram, email or
phone) belonging to one of our customers, we process on that company's behalf: your contact number or address,
profile name, and the content of the conversation. In these cases the customer company is the data controller and
Virtual Voices acts as a processor.
Technical data
IP address, browser and device type, and preferences stored via cookies or local storage (see section 07).
02How we use your data
Primary purposes (required to provide the service): operating the platform; handling
conversations through AI agents and human agents; preparing quotes and commercial proposals; technical support;
billing; and platform security.
Secondary purposes: improving our products and sending you commercial communications about
Virtual Voices services. You may opt out at any time by writing to
contacto@virtualvoices.com.mx; opting out does not affect the service.
03Artificial intelligence
Our conversational agents use language models from specialized providers (for example, OpenAI and Anthropic)
solely to generate conversation replies. Under those providers' enterprise terms, data sent through their APIs is
not used to train their models. On AI-handled channels you can always ask to be assisted by a
human.
04Who we share data with
We do not sell or rent your personal data. We only share it with:
- Service providers we need to operate (processors under contract): Meta (WhatsApp Business
Platform, Messenger, Instagram), Twilio, Stripe, Amazon Web Services, MongoDB Atlas, Google, Vercel, Render,
Resend, OpenAI, Anthropic and ElevenLabs, exclusively to provide the service.
- The customer company that owns the channel, when you are an end user: your conversations
are visible to the company you contacted, which is the controller of that data.
- Competent authorities, where required by law or a valid legal order.
Some of these providers process data outside Mexico (mainly in the United States). Such transfers are carried
out with the contractual safeguards required by the LFPDPPP.
05WhatsApp and messaging channels
We operate on the official WhatsApp Business API as Meta partners. When you message a WhatsApp number connected
to our platform, WhatsApp/Meta's own terms and privacy policy also apply. If you no longer wish to receive
messages from a company, reply “STOP” (or “BAJA”) in the same
conversation, or request it through any of our contact channels.
06Security and retention
We apply administrative, technical and physical safeguards: encryption in transit, role-based access control
and per-company segregated databases. We keep data for as long as the underlying legal or commercial relationship
exists and afterwards only for the periods required by law; end-user data is retained according to the
instructions of the customer company acting as controller.
07Cookies and similar technologies
We use first-party cookies and local storage to remember your preferences (such as language), keep your session
and obtain aggregate site-usage metrics. You can delete or block them in your browser settings; the site will keep
working.
08Your rights
You may exercise your rights of access, rectification, cancellation and objection (ARCO), as
well as withdraw consent or limit the use or disclosure of your data, by writing to
contacto@virtualvoices.com.mx with: (a) your name and a way to reach
you, (b) an official ID or proof of representation, and (c) a clear description of the right you wish to exercise.
We will reply within 20 business days.
If you are an end user of one of our customers, you may also address your request directly to
that company (the data controller); as processor, we will forward it and assist. You also have the right to file a
complaint with Mexico's data protection authority, INAI
(
home.inai.org.mx).
09Minors
Our services are intended for businesses and for people over 18. If we detect data from a minor collected
without parental or guardian consent, we will delete it.
10Changes to this policy
We may update this policy to reflect legal or service changes. The current version will always be published on
this page with its last-updated date.
11Contact
Virtual Voices — Mexico
Email: contacto@virtualvoices.com.mx
WhatsApp: +52 452 131 1888
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